Mails, die zurückkommen
Die meisten Mailserver kappen bei 20 oder 25 MB. Komprimieren bringt ein 40-MB-Dokument meist unter 5, mit Luft nach oben.
PDF komprimieren
PDF kostenlos online komprimieren, ohne es auf einen Server zu laden. Verkleinere deine Dokumente so weit, dass du sie per E-Mail verschicken kannst.
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Wofür es gut ist
Ein schweres PDF blockiert sehr konkrete Dinge: die Mail, die wegen mehr als 25 MB zurückkommt, das Behördenformular, das nicht über 5 hinausgeht, den Projektbericht, der ewig zum Öffnen braucht. Der Schuldige ist fast immer derselbe, nämlich die Bilder: Ein Scan mit 600 Punkten pro Zoll speichert weit mehr Detail, als je jemand ansehen wird.
Die Komprimierung arbeitet hier durch Rasterung: Jede Seite wird als Bild in einer für den Bildschirm sinnvollen Auflösung gezeichnet und als JPEG in der gewählten Qualität gespeichert. Das ist der einzige Weg zu einer starken Verkleinerung, ohne das Dokument auf einen fremden Server zu schicken, weshalb die übliche Ersparnis zwischen 70 und 90 Prozent liegt.
Es gibt eine Kehrseite, die man von Anfang an kennen sollte: Der Text ist danach kein Text mehr, sondern Teil des Bildes, lässt sich also weder markieren noch durchsuchen. Bei einem Scan ändert das nichts, denn er war ohnehin ein Foto. Bei einem aus Word erzeugten PDF ist es ein echter Verlust, und dann lohnt es sich womöglich, es unverändert zu verschicken oder die Bilder vor dem Erzeugen zu komprimieren.
So funktioniert's
- Zieh das zu große PDF in den Ablagebereich.
- Stell die Qualität ein: je niedriger, desto kleiner das Ergebnis. 60 % ist meist ein guter Ausgangspunkt.
- Klicke auf "Verarbeiten" und vergleiche die Größen, bevor du die komprimierte Datei herunterlädst.
Wann man es einsetzt
Vorgänge mit harter Grenze
Behördenportale nehmen selten mehr als wenige Megabyte pro Anhang und lehnen die Einreichung ab, ohne zu erklären warum.
Unnötig große Scans
Ein auf Maximum eingestellter Scanner erzeugt riesige Dateien ohne sichtbaren Gewinn. Hier ist die Ersparnis am größten und es geht nichts verloren, weil das Original schon ein Bild war.
Praktische Tipps
- Fang bei 60 Prozent an und geh nur tiefer, wenn du mehr sparen musst. Unter 40 Prozent wird gescannter Text mühsam zu lesen.
- Prüfe das Ergebnis immer vor dem Versand, besonders bei Kleingedrucktem, Stempeln oder Unterschriften.
- War das PDF reiner Text aus einem Textprogramm, kann das Ergebnis schwerer sein als das Original. Das Werkzeug sagt dir Bescheid: Behalte dann deins.
- Bewahre das Original auf. Die Rasterung ist nicht umkehrbar, und markierbarer Text lässt sich aus der komprimierten Datei nicht zurückholen.
Häufige Fragen
Wie stark sinkt die Größe?
Das hängt vom Dokument ab, aber bei Scans und bildlastigen PDF sind 70 bis 90 Prozent Ersparnis üblich. Du siehst Vorher und Nachher vor dem Herunterladen.
Warum lässt sich der Text nicht mehr markieren?
Um die Größe zu senken, ohne etwas auf einen Server zu laden, wird jede Seite in ein Bild verwandelt. Genau das ermöglicht die starke Komprimierung, aber der Text wird dadurch zur Grafik. Wenn der Text markierbar bleiben muss, nutze dieses Werkzeug nicht.